○奈義町文書編さん保存規則
平成10年3月31日
規則第9号
(趣旨)
第1条 この規則は、奈義町役場における文書の保存について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規則で「文書」とは、町の公文書、図書及び官報、県公報その他一切の公用の文書をいう。
(編さん)
第3条 文書はすべて完結した後、主務課において編さんする。
2 文書の編さんは、法令で定めがあるもののほか、これを5種に分ける。その種別は別表とし、保存期間は次のとおりとする。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
3 保存期間の起算は、完了(帳簿、台帳及び図書等にあっては使用済)の翌年からとする。ただし、会計年度に属するものは、決算結了の翌年からとする。
4 簿冊は、文書索引目次(様式第1号)を付ける。
6 編さんを終えた文書は、保存文書目録(様式第4号)に登録したうえ、書庫に収蔵しなければならない。
(保存)
第4条 主務課は、前条各項の規定により編さんした文書(以下「保存文書」という。)は書庫において、保存文書の管理上適時、適切な処置を講じなければならない。
(保存文書の借覧、閲覧)
第5条 書庫に収納した保存文書は、主務課長の承認を得なければ借覧、閲覧することができない。
(保存文書の転貸、抜取、取替、持出等の禁止)
第6条 前条の規定により保存文書を借覧した者は、これを転貸し、取り換え、若しくは訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。
(廃棄)
第7条 主務課長は、保存期限を超過した文書につき、町長の決裁をうけて廃棄処分しなければならない。
2 保存期間の満了しない文書であっても、主務課において保存の必要がなくなったものと認めたときは、前項の例により廃棄処分することができる。
3 保存文書を廃棄するときは、保存文書目録に年月日等を記入する。
4 廃棄文書で他に悪用の恐れがあると認められるものについては、裁断又は焼却する等、適当な方法によって処分する。
(その他)
第8条 その他必要な事項は、別に町長が定める。
附則
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成19年3月28日規則第5号)抄
(施行期日)
1 この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成22年6月10日規則第12号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成28年3月31日規則第7号)抄
(施行期日)
1 この規則は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
(経過措置)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの規則の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの規則の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。
別表(第3条関係)
文書保存年限基準表
保存年限 | 属する文書の種類 |
第1種 (永年保存) | 1 町政の基本計画及び施策に関する特に重要なもの 2 町の廃置分合及び境界変更に関するもの 3 町議会に関する特に重要なもの 4 国又は県の訓令、指令、例規で永年保存の必要があるもの 5 条例、規則、告示、訓令、内規に関するもの 6 事務の引継ぎに関する特に重要なもの 7 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの 8 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの 9 契約、協定、認可又は許可に関する特に重要なもの 10 財産の取得、公の施設及び町債に関する特に重要なもの 11 寄付受納に関する特に重要なもの 12 町公報に関する特に重要なもの 13 官報、県公報等で特に重要なもの 14 請願、陳情、要望に関する特に重要なもの 15 異議の申立、審査請求、不服申立て、訴訟及び和解に関する重要なもの 16 褒賞、儀式、表彰に関する特に重要なもの 17 調査統計報告証明等で特に重要なもの 18 町史の資料となるもの 19 工事に関する特に重要なもの 20 原簿台帳で特に重要なもの 21 簿冊原簿 22 法令に基づく各種台帳 23 その他永年保存の必要を認められるもの |
第2種 (10年保存) | 1 町政の基本計画及び施策に関する重要なもの 2 町議会に関する重要なもの 3 国又は県の訓令、指令、例規で永年保存の必要がないもの 4 告示、訓令、内規に関するもので永年保存の必要がないもの 5 事務の引継ぎに関する重要なもの 6 予算、決算及び出納に関する重要なもの 7 契約、協定、認可又は許可に関する重要なもの 8 財産の取得、公の施設及び町債に関する重要なもの 9 寄付受納に関する重要なもの 10 町公報に関する重要なもの 11 請願、陳情、要望に関する重要なもの 12 異議の申立、審査請求、不服申立て、訴訟及び和解に関するもの 13 褒賞、儀式、表彰に関する重要なもの 14 調査統計報告証明等で重要なもの 15 工事に関する重要なもの 16 原簿台帳で重要なもの 17 補助金に関する重要なもの 18 その他10年保存の必要を認められるもの |
第3種 (5年保存) | 1 町政の基本計画及び施策に関するもの 2 町議会に関するもの 3 事務の引継ぎに関する重要なもの 4 予算、決算及び出納に関するもの 5 契約、協定、認可又は許可に関するもの 6 財産の取得、公の施設及び町債に関するもの 7 寄付受納に関するもの 8 町公報に関するもの 9 請願、陳情、要望に関するもの 10 儀式、表彰に関するもの 11 調査統計、報告、証明等に関するもの 12 工事に関するもの 13 原簿台帳 14 補助金にするもの 15 国又は県に対する報告、届出等で重要でないもの 16 その他5年保存の必要を認められるもの |
第4種 (3年保存) | 1 消耗品及び材料に関する文書 2 調査統計、報告、証明、復命等に関する軽易なもの 3 予算、決算及び出納に関する軽易なもの 4 照会、回答その他往復文書に関するもの 5 その他3年保存の必要を認められるもの |
第5種 (1年保存) | 第1種から第4種以外のものでおおむね次に掲げるもの 1 文書の収受発送、処置に関するもの 2 出勤、遅参、早退、休暇等の届に関するもの 3 欠勤、忌服、身分、住所等の届に関するもの 4 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの 5 消耗品受け払いに関する特に軽易なもの 6 軽易な照会、回答その他の文書 7 処理を終わった一時限りの願い届及びこれに関するもの 8 その他1年保存の必要を認められるもの |
様式 略