○奈義町総合行政ネットワークシステム運用規則
平成15年5月1日
規則第3号
(目的)
第1条 この規則は、奈義町総合行政ネットワークシステム(以下「システム」という。)の適正かつ効率的な運用と、システムの取扱を定めることを目的とする。
(1) 文書等 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他、人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。次号において同じ。)をいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(2) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含むものに限る。)をいう。
(3) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
イ 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
ロ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され、交換される電子文書をいう。
(事務処理の原則)
第3条 事務処理は、奈義町役場処務規則(昭和30年規則第6号)によって処理することを原則とする。
(閲覧、写しの交付)
第4条 文書等は、奈義町公文書公開条例(平成10年条例第1号)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)若しくは奈義町議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年条例第14号)に基づき開示する場合又は町の事務事業を執行するために必要であり、かつ、第三者の権利若しくは利益を侵害することがないと明らかに認められる場合であって、主務課長の許可を得たときのほかは、関係職員以外の者に閲覧させ、写しを交付し、又は貸し出してはならない。
(電子文書の収受等)
第5条 電子文書は、電気通信回線を利用して収受することができる。ただし、町に対する申請、届出等に係る電子文書で当該申請、届出等を行ったものの作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものにあっては、主務課長が情報企画課長と協議し、承認を得た場合に限る。
2 電子文書を収受した場合にあっては、主務課において、その内容を速やかに用紙に出力するものとする。
(総合行政ネットワーク文書の受信等)
第6条 各主管課又は主務課において総合行政ネットワーク文書を受信した場合にあっては、前条の規定にかかわらず、当該主管課又は主務課取扱担当者が、次により処理するものとする。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書に係る電子署名について検証を行うこと。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、形式上の誤りがない場合にあっては受領通知を、形式上の誤りがある場合にあっては否認通知を、当該文書の発信者に対して送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を送信した当該文書について、速やかにその内容を用紙に出力し、奈義町役場処務規則第7条並びに第8条の規定により処理を行うものとする。
(4) 情報企画課が受信した場合にあっては、当該主管課の文書取扱担当者は、前号の規定により出力した用紙を、主務課の文書取扱担当者に配布すること。
(電子通信回線を利用した電子文書の送信)
第7条 電子文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。
2 前項の規定により電子文書を送信する場合(ファクシミリにより送信する場合を除く。)には、奈義町公印規則(昭和45年規則第7号)第9条に基づく公印の使用に代えて、当該電子文書への電子署名の付与その他これに類する措置を講ずるものとする。ただし、当該電子文書が町の機関あてのもの又は軽易なものである場合にあっては、当該措置を省略することができる。
(総合行政ネットワーク文書の電子署名)
第8条 総合行政ネットワーク文書を総合行政ネットワーク文書交換システムにより送信する場合にあっては、当該文書に電子署名を付与するものとする。
2 前項の電子署名の付与を受けようとする者は、公印取扱者に対し、当該文書に係る起案文書その他証拠書類を添えて請求するものとする。
3 公印取扱者は、前項の請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書の内容について、当該文書に係る起案文書その他証拠書類との照合審査を行った上で、電子署名の付与を行うものとする。
4 前3項に定めるもののほか、総合行政ネットワーク文書への電子署名の付与に関し必要な事項は、別に定める。
(総合行政ネットワーク文書の送信)
第9条 総合行政ネットワークの文書交換システムによる総合行政ネットワーク文書の送信は、情報企画課取扱担当者が行うものとする。
(時間外の文書の発送)
第10条 勤務時間外に、やむを得ず総合行政ネットワークの文書交換システムによる総合行政ネットワーク文書の送信を行う必要がある場合は、あらかじめ情報企画課長に連絡して、その指示を受けなければならない。
(電子文書の保存)
第11条 電子文書は、別に定めるもののほか、各主管課長又は主務課長が定める記録媒体に記録し保存するものとする。
2 前項に定める電子文書の編さんは、奈義町文書編さん保存規則(平成10年規則第9号)に基づき取り扱うものとし、廃棄処分は別に定める。
(その他)
第12条 その他必要な事項は、別に町長が定める。
附則
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成26年3月31日規則第7号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成30年4月1日規則第14号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成31年4月1日規則第9号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(令和5年3月31日規則第4号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。